Accesso alle carte contabili: l’amministratore deve garantire tale diritto a ciascun condòmino

Al diritto di ciascun condòmino all’accesso alla documentazione contabile in vista della consapevole partecipazione all’assemblea condominiale corrisponde l’obbligo dell’amministratore di predisporre un’organizzazione, sia pur minima, che consenta di esercitare tale diritto. Pertanto, a fronte della richiesta di un singolo condòmino di accedere alla predetta documentazione, grava sull’amministratore, ovvero sul condominio che intenda resistere all’impugnazione della delibera assembleare proposta dal condòmino dissenziente, l’onere della prova dell’inesigibilità e dell’incompatibilità della richiesta con le modalità previamente comunicate.
Questi i chiarimenti forniti dai giudici (ordinanza numero 7823 del 31 marzo 2026 della Cassazione) alla luce del contenzioso sorto in uno stabile in quel di Varese.
A dare il ‘la’ alla querelle è l’azione con cui una condòmina chiede, la condanna del condominio ad esibire la documentazione contabile inerente gli esercizi 2010-2011-2012-2013-2014.
Tale istanza è ritenuta illegittima dai giudici di merito. In particolare, in Appello viene chiarito che è censurabile la formulazione della richiesta di accesso ai documenti, poiché la condòmina ha chiesto all’amministratore di comunicarle e di farle avere al più presto la documentazione, e non già, come previsto dal Codice Civile, soltanto di permetterle di prenderne visione e di estrarne copia.
Quanto alla richiesta di accesso ai dati dell’anagrafe condominiale, infine, in Appello si è rilevato che le informazioni personali concernenti il condominio fossero trattabili, e quindi comunicabili, soltanto in quanto pertinenti all’oggetto dell’assemblea e che in tal senso fossero mancate compiute allegazioni da parte della condòmina.
Diversa la prospettiva tracciata dai magistrati di Cassazione, i quali osservano, in premessa, che il Codice Civile assicura ai condomini e ai titolari di diritti reali o di godimento sulle unità immobiliari la possibilità di prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarne copia a proprie spese e l’amministratore è tenuto a comunicare i giorni e le ore in cui ogni soggetto, previa richiesta, può prendere gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata del registro di anagrafe condominiale, dei verbali delle assemblee, di nomina e revoca dell’amministratore e di contabilità.
Questo dovere di collaborazione imposto all’amministratore trova fondamento nel diritto dei condòmini alla trasparenza e alla comprensibilità della gestione condominiale e quindi al controllo effettivo sul suo operato. L’obbligo di informazione posto in capo all’amministratore ed il corrispettivo diritto di essere informato del singolo condòmino ha, quindi, ad oggetto, i fatti storici che abbiano prodotto entrate ed uscite di denaro per effetto della gestione svolta, con la relativa documentazione di spesa, in maniera da lasciar ricostruire i rapporti di dare ed avere.
Da escludersi, stante il generale principio di libertà delle forme, che l’istanza di accesso alla documentazione, come assicurata dal Codice Civile, richieda una formulazione vincolata, sacramentale, a pena di inammissibilità.
Per quanto concerne la violazione del diritto di accesso al registro dell’anagrafe condominiale, l’amministratore, secondo il giudice d’Appello, per la tenuta e la gestione del registro dell’anagrafe condominiale, deve osservare le prescrizioni indicate dal ‘Garante per la protezione dei dati personali’ e, alla luce del principio di liceità, può trattare – nel suo ruolo di responsabile – le sole informazioni personali pertinenti e necessarie allo svolgimento delle attività di gestione e amministrazione delle parti comuni. E, sempre secondo il giudice d’Appello, la condòmina non ha chiarito la coerenza della sua istanza con le previste prescrizioni normative.
Questa considerazione, però, secondo i magistrati di Cassazione, non è conforme alle finalità della previsione dell’obbligo, per l’amministratore, di tenuta del registro dell’anagrafe condominiale, del registro dei verbali di assemblea, del registro di nomina e revoca amministratore e del registro di contabilità e del corrispondente riconoscimento del diritto del singolo condomino di accesso a questi registri.
In tale ottica, la modifica apportata nel giugno del 2013 con la riforma del condominio ha avuto il merito di consentire di scandire in modo più dettagliato i momenti in cui si articola la gestione condominiale nell’ottica di una maggiore trasparenza e una deflazione della conflittualità e ha comportato necessariamente, come chiarito dallo stesso ‘Garante della privacy’ già nell’immediatezza della riforma, la conoscibilità, da parte del singolo condòmino, delle informazioni concernenti i partecipanti alla compagine condominiale senza la necessità del loro consenso e, in particolare, le spese e gli inadempimenti dei condòmini, sia al momento del rendiconto annuale, sia per esplicita richiesta all’amministratore. Unico limite al diritto di trasparenza è il divieto di divulgazione delle informazioni sulle spese o sulle morosità al di fuori dell’ambito dell’assemblea condominiale, sicché è vietato esporre avvisi di mora o sollecitazioni di pagamento in spazi condominiali accessibili a terzi.
Non v’è dubbio, quindi, che la formazione, l’utilizzo e l’aggiornamento dell’anagrafe condominiale costituiscano un trattamento di dati personali (da parte dell’amministratore, in nome e per conto del condominio) e che, quindi, debbano essere applicate tutte le regole poste dalla disciplina sulla privacy. Del pari, tuttavia, ragioni di buon andamento e di trasparenza giustificano una comunicazione di questi dati, da parte dell’amministratore, a tutti i condòmini, non soltanto in sede di rendiconto annuale o di assemblea ovvero nell’ambito delle informazioni periodiche trasmesse nell’assolvimento degli obblighi scaturenti dal mandato ricevuto, ma anche su richiesta di ciascun condomino.
In generale, la disciplina in materia di protezione dei dati personali, prescrivendo che il trattamento avvenga nell’osservanza dei principi di proporzionalità, di pertinenza e di non eccedenza rispetto agli scopi per i quali i dati stessi sono raccolti, non consente che gli spazi condominiali, aperti all’accesso di terzi estranei rispetto al condominio, possano essere utilizzati per la comunicazione di dati personali riferibili al singolo condomino, ma non incide sul diritto di ciascun condòmino di conoscere, anche di propria iniziativa, gli inadempimenti altrui rispetto agli obblighi condominiali, nell’esercizio del potere di vigilanza e di controllo sull’attività di gestione delle cose, dei servizi e degli impianti comuni, che lo facoltizza a richiedere in ogni tempo all’amministratore informazioni sulla situazione contabile del condominio, comprese quelle che riguardano eventuali posizioni debitorie degli altri partecipanti.
Sull’amministratore del condominio, allora, grava soltanto il dovere di adottare le opportune cautele per evitare l’accesso a quei dati da parte di persone estranee al condominio.
Affinché il trattamento di dati personali effettuato nell’ambito dell’attività di amministrazione del condominio si svolga nell’osservanza del principio di liceità, in termini generali, possono formare oggetto di trattamento, da parte della compagine condominiale unitariamente considerata, di regola le sole informazioni personali pertinenti e necessarie rispetto allo svolgimento delle attività di gestione ed amministrazione delle parti comuni ed idonee a determinare le posizioni di dare ed avere dei singoli partecipanti (siano essi proprietari o usufruttuari.
Diversamente da quanto affermato in Appello, pertanto, l’amministratore è obbligato a comunicare al singolo condòmino che ne faccia richiesta le spese e gli inadempimenti degli altri condòmini, nonché a consentirgli di prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, della rendicontazione periodica dello specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio stesso, su cui devono necessariamente transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condòmini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio: pertanto, il richiamo, per sé solo, al limite della privacy per negare il diritto di accesso non è motivazione conforme al bilanciamento già operato dal legislatore della riforma del 2013 nel senso del necessario contemperamento del diritto alla privacy di ciascun condòmino con il diritto alla trasparenza della gestione condominiale.